In de lijst van te factureren contracten komen records voor, die eerst gefactureerd zijn en daarna gecrediteerd. Hoe kan dit?

Contracten betreffen bedragen die elke termijn gefactureerd moeten worden. In de lijst 'te factureren contracten' staan de contracten waarvan de laatst gefactureerd datum voor de huidige termijn ligt. Als een contractfactuur gecrediteerd wordt en het contract blijft op actief staan, betekent dit dat de gecrediteerde termijn nog gefactureerd moet worden. Door de creditering wordt de eerdere facturatie ongedaan en moet deze dus alsnog in rekening gebracht worden. Daarom staan de gecrediteerde contracten met status actief in de 'te factureren contracten' lijst. Dit geldt overigens alleen bij creditering van de laatste termijn.

Scenario 1: Een termijn wordt gecrediteerd omdat het contract wordt opgezegd. Het contract moet na de creditering niet meer gefactureerd worden (ook niet de termijn die gecrediteerd is).

Actie: zet het contract op niet actief nadat het gecrediteerd is. Het zal dan niet meer terugkomen in de ‘te factureren contracten’ lijst.

Scenario 2: Een termijn wordt gecrediteerd omdat er in overleg voor deze termijn niets of minder in rekening wordt gebracht. Het contract moet na de creditering door gefactureerd worden, alleen de termijn die nu gecrediteerd is moet niet opnieuw gefactureerd worden.

Actie: verander de creditfactuur zodat de creditregel niet aan het contract gekoppeld is. Nieuwe factuurregel type artikel aanmaken. Hier handmatig het juiste aantal en bedrag invullen. De originele contractfactuurregel (met negatief bedrag) verwijderen. Het systeem interpreteert nu de gecrediteerde termijn niet meer als zodanig (omdat er geen koppeling met het contract is) en het contract zal pas voor de volgende termijn weer terugkomen in de te factureren contracten lijst. Het nadeel hiervan is wel dat de betreffende credit factuur(regel) nu niet meer aan het contract gekoppeld is. Indien de oplossing voor scenario 2 niet voldoet, neem dan contact op om te overleggen wat de gewenste werkwijze is.