Crediteren van een factuur met gekoppelde urenboekingen. Hoe werkt dat?

Als je een project factuur wilt crediteren, dan zul je in veel gevallen ook de eventueel gekoppelde urenboekingen van de factuur willen afhalen zodat ze niet een verkeerde boekstatus van 'gefactureerd' hebben. Dit kan immers een vertekend beeld opleveren van de rendabiliteit van het project. De volgende stappen zijn wellicht nodig, om een factuur goed te crediteren: 

STAP 1. factuurstatus van geëxporteerd afhalen (indien nodig)

STAP 2. urenboekingen ontkoppelen
A: factuurregel type “artikel”
B: factuurregel type “project vast”
C: factuurregel type “project uren” of ”project km”

STAP 3. factuurstatus terugzetten naar 'geëxporteerd' (indien nodig)

STAP 4. credit factuur maken

STAP 5. boekstatus van losgekoppelde urenboekingen zetten, of ze omboeken

Crediteren stap 1: factuurstatus van geëxporteerd afhalen (indien nodig)
Als de factuur al de status ”geëxporteerd” heeft dan kun je 'm niet wijzigen. Je moet dan de rol “geëxporteerde facturen wijzigen” hebben en eerst de status van de factuur wijzigen naar 'gewijzigd'.

Crediteren stap 2A: factuurregel type “artikel”
Bij deze soort factuurregel kun je de gekoppelde urenboekingen ontkoppelen zonder dat dit invloed heeft op de financiële gegevens van de factuurregel. Kies het linkje "urenboekingen" bij de factuurregel, selecteer alle (of alleen degene die ontkoppeld moeten worden) en kies de optie "op nog niet gevalideerd zetten" of "op niet facturabel zetten" bij "Boekstatus veranderen". Klik op OK om de wijzigingen door te voeren.

Crediteren stap 2B: factuurregel type “project vast”
Bij deze soort factuurregel kun je de gekoppelde urenboekingen ontkoppelen zonder dat dit invloed heeft op de financiële gegevens van de factuurregel. Kies het linkje "urenboekingen" bij de factuurregel, selecteer alle (of alleen degene die ontkoppeld moeten worden) en kies de optie "op nog niet gevalideerd zetten" of "op niet facturabel zetten" bij "Boekstatus veranderen". Klik op OK om de wijzigingen door te voeren.

Crediteren stap 2C: factuurregel type “project uren” of “project km”
Bij deze soort factuurregel, die werkt o.b.v. nacalculatie, kun je de gekoppelde urenboekingen NIET ontkoppelen zonder dat dit invloed heeft op de financiële gegevens van de factuurregel. Je zult dus de bestaande (te crediteren) nacalculatieregels moeten verwijderen en er een ander type regel voor in de plaats aanmaken die exact dezelfde financiële gegevens heeft (aantal, eenheid, prijs, bedrag, grootboeknummer, btw).

Maak daarom eerst een print van de factuurregels zoals ze nu zijn zodat je ze exact kunt 'namaken'. Maak nu voor elke bestaande subregel van een te crediteren nacalculatie regel (met een aantal, prijs, bedrag en grootboeknummer) een nieuwe factuurregel aan:
type: artikel hoort bij project: (kies hetzelfde project als van de nacalculatie regel)

• aantal: aantal uren van de subregel die je kopieert 
• eenheid: uren (of km als het om een projectkm regel gaat) 
• prijs: uurtarief van de subregel die je kopieert (of vaste km tarief als het om een projectkm regel gaat) grootboeknr: grootboeknr van de subregel die kopieert 
• btw: btw-tarief van de subregel die je kopieert 

Als bij het opslaan gevraagd wordt of je urenboekingen wilt koppelen, kies dan "nee" of "cancel". Herhaal dit totdat je voor alle subregels van de te crediteren nacalculatie regels een 'duplicaat regel' van het type artikel op de factuur hebt staan.

Verwijder nu de originele nacalculatie regels die gecrediteerd moeten worden. Je hebt nu een factuur die qua financieel informatie hetzelfde is als voorheen, en dezelfde verkoopbedragen aan het project gekoppeld als voorheen, alleen zijn er geen urenboekingen meer aangekoppeld.

Crediteren stap 3: factuurstatus terugzetten naar 'geëxporteerd' (indien nodig)
Als de factuur al de status 'geëxporteerd' had voor de aanpassing, vergeet dan niet om de factuurstatus weer terug te zetten naar 'geëxporteerd', anders gaat de factuur nog een keer mee in de export batch.

Crediteren stap 4: credit factuur maken
In de factuur “Details” kies tabblad “Factuur Kop” en klik button “Creditfactuur” om de edit scherm van de nieuwe factuur te openen.

Crediteren stap 5: boekstatus van losgekoppelde urenboekingen omzetten, of ze omboeken
De ontkoppelde uren zijn nu (weer) te vinden onder “Projecten” – “Controle”- “Te valideren urenboekingen”. In de lijst met “Gevonden Urenboekingen” kun je nu op de goede boekstatus zoeken, b.v. “nog niet gevalideerd” of “gevalideerd, niet facturabel” en de boekstatus aanpassen of de urenboeking aan een ander project toekennen.